SUNPEDIA ～お仕事百科事典～

秘書

　秘書とは、経営者や役員、医師、士業などの業務をあらゆる面からサポートし、上司が業務に集中できるよう影で支えるお仕事です。
　主な業務は、上司のスケジュール管理、上司宛の電話・メール・来客対応、情報の管理、環境整備などが挙げられます。例えば、出張の多い上司なら、旅券・切符・宿泊施設の手配を行います。情報の管理では、会議資料の作成や必要な情報をすぐに上司が確認できるようにファイリングしておく他、役に立ちそうなタイムリーな情報を伝えたりします。そして、環境整備では備品の手配や空調調整など、上司が働きやすい環境を整えます。

　秘書業務の範囲は幅が広く、経営陣などのそばで仕事ができるので、より高く多岐に渡るスキルが身につきます。事務処理能力が上がることはもちろん、お客様との対応でコミュニケーション力も上がり、社外にも多く人脈を作ることができます。上司の先の行動を見越して主体的に行動ができ、細やかな気配りができるようになるなど、社会人として一段階上のキャリアアップができます。組織にもよりますが、海外の企業と関わりのある企業では、英語などの語学力や異文化への知識が身につくでしょう。

　秘書を目指すに当たり、多くの場合「秘書技能検定」や「CBS検定」、「実用マナー検定」などの資格を取得します。これらは秘書として必要な能力や知識を備えている証明になりますが、未経験から秘書になれる求人などもあるので、必ずしも必要ということではありません。

　秘書業務は、雇用形態として派遣や契約社員での募集が多いようですが、職務能力により正社員になる可能性もあります。キャリアステップとして、より高い役職者のサポートに就く他、他部署の管理職や社外のマナー研修講師、研修会社の経営などがあります。

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